Запросы

Одной из форм использования документов, хранящихся в Национальном архиве Республики Казахстан (далее – Архива), является исполнение запросов государственных, иных учреждений и организаций, граждан Республики Казахстан, в том числе поступающих из-за рубежа. Архив исполняет запросы социально-правового характера и тематические: — тематические – это запросы о предоставлении информации по определённой теме, проблеме, событию или факту; — социально-правовые – это запросы конкретного лица или организации, связанные с обеспечением их прав и законных интересов граждан (о подтверждении трудового стажа, размера заработной платы, награждении, перечислении пенсионных взносов, присвоении ученых степеней и званий и т.д.).

Архивная справка – документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. Архивная копия – документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных. Архивная выписка – документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа. Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса заявителя (заявления), который должен содержать:

  • наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы;
  • фамилию, имя и отчество обращающегося;
  • дату и год рождения;
  • почтовый и электронный адрес, контактные телефоны;
  • паспортные данные;
  • изложение существа запроса;
  • цель запрашиваемой архивной информации (в пенсионный фонд для начисления или перерасчета пенсии, в соцзащиту, в налоговую инспекцию, в центр занятости, по месту нынешней работы и т.д.);
  • дату и личную подпись.

Письменный запрос (заявление) от предприятия (организации, учреждения) должен быть оформлен на фирменном бланке предприятия (организации, учреждения), содержать её реквизиты, подпись руководителя, контактные телефоны и ФИО исполнителя. Чтобы получить желаемый ответ на запрос и облегчить поиск интересующих сведений, необходимо указать все имеющиеся точные и предположительные данные по запросу.

В случае необходимости к заявлению могут быть приложены соответствующие документы и материалы либо их копии (трудовые книжки, удостоверения, акты и др.), ибо недостаточность сведений в заявлении затрудняет поиск необходимых документов, а порой делает его невозможным. Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена. Заявление может быть передано заявителем при личном обращении в Архив, либо при обращении на почтовый или электронный адреса: 010000, г. Астана, бульвар Нуржол, 12 РГУ «Национальный архив Республики Казахстан», e-mail: info@nationalarchiv.kz, nationalarchiv_kz@mail.ru Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам Архива не превышает 15 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата Архива – не более 15 дней с момента регистрации обращения. При отсутствии запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма Архива. В нем указывается факт отсутствия в документах Архива интересующих заявителя сведений, и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в Архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации. Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения. Подготовленная работниками Архива архивная информация:

  • выдаётся на руки заявителю в здании Архива по предъявлению документа, удостоверяющего личность;
  • высылается почтовым отправлением по указанному в запросе почтовому адресу;
  • направляется посредством электронной почты на указанный в запросе электронный адрес заявителя.

По всем вопросам обращаться в отдел организации использования документов по тел.: 8 (7172) 446278 (вн. 164)