Отдел учета и НСА к документам входит в состав государственного учета и обеспечения сохранности Национального архивного фонда.
Отдел в своей работе руководствуется действующими нормативно-правовыми актами Республики Казахстан, Уставом Национального архива, приказами и указаниями директора департамента архивного дела и документации, директора Национального архива, устными и письменными распоряжениями руководства Национального архива и настоящим положением.
Основным задачами отдела являются ведение государственного учета документов Национального архивного фонда, принятых на государственное хранение в Национальный архив Республики Казахстан.
- Ведение учета Государственного страхового фонда копий документов Национального архивного фонда.
- Ведение научно-справочного аппарата к документам Национального архивного фонда.
- Ведение единый электронный архив документов Национального архива. Готовить путеводители , указатели и обзоры по фондам Национального архива.
- Ведёт и совершенствует НСА к документам Национального архивного фонда.
- Ведёт учёт аудиовизуальных документов и совершенствует НСА к аудиовизуальным документам.
- Проводит усовершенствование описей.
- Ведет систематический и другие виды каталогов Национального архива, осуществляет каталогизацию документов.
- Разрабатывает методические рекомендации и памятки по вопросам, входящим в компетенцию отдела.