2 063

ПРАВИЛА РАБОТЫ ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

Правила работы исследователей с документами и научно-справочным аппаратом к ним, определяются:
– Законом Республики Казахстан от 22 декабря 1998 г., № 326-І «О Национальном архивном фонде и архивах» (с изменениями и дополнениями на 28.12.2018г.);

– Законом Республики Казахстан от 15 марта 1999 г. № 349-І «О защите государственных секретов Республики Казахстан» (с изменениями и дополнениями на 15.07. 2011 года)

– Правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов Республики Казахстан, утвержденными приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры и информации и общественного согласия Республики Казахстан от 2 октября 2000 г. за № 58;

– Концепцией Национального архива Республики Казахстан, утвержденной приказом Министра культуры и информации Республики Казахстан 27 октября 2006 г. № 279.

Читальный зал работает с 9.00 до 17.00 часов перерыв с 13. 00 до 14.00, с понедельника по пятницу, 4-я пятница месяца – санитарный день.

Контроль за работой Читального зала осуществляет руководитель отдела организации использования документов и руководство архива.

1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ

1. Исследователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научно-исследовательских работ учреждения или выполняющие служебное задание, предоставляют официальное письмо от организации.

В письме указывается: фамилия, имя, отчество исследователя, должность, ученая степень/звание, тема, хронологический период, цель исследования. Письмо подписывается руководителем организации или ученым секретарем.

Студенты высших учебных заведений оформляются по письму вуза за подписью ректора (проректора) с обоснованием необходимости работы с архивными документами.

Физические лица, ведущие научную работу по личной инициативе, должны представить заявление на имя директора Национального архива Республики Казахстан с указанием темы исследования.

Зарубежные исследователи оформляются для работы в Читальном зале на равных правах с гражданами Республики Казахстан, на основании официального письма направляющей организации, либо же по личному мотивированному заявлению с приложенным к нему документом, удостоверяющем личность.

2. На основании заявления исследователю предоставляется допуск в читальный зал Национального архива Республики Казахстан.

4. Пролонгация работы исследователя в читальном зале производится на основании официального письма (заявления). Аналогичная процедура производится при изменении темы исследования.

5. Исследователь при оформлении заполняет анкету и тематическую карточку.

6. Для проведения анализа тематики исследований, обращаемости к фондам и документам Национального архива Республики Казахстан заводится личное дело исследователя.

2. ПРАВИЛА ДОСТУПА ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ К АРХИВНЫМ ФОНДАМ И ДОКУМЕНТАМ

7. Национальный архив Республики Казахстан на бесплатной основе предоставляет исследователю доступ к архивным фондам и документам по запрашиваемой теме, научно-справочному аппарату и справочно-информационным изданиям, а также к соответствующим техническим средствам для их просмотра и прочтения.

Национальный архив Республики Казахстан в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан и настоящими Правилами ограничивает доступ пользователей к архивным фондам и документам, в том числе содержащим:

1) сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну в течение 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством;

2) подобную информацию медицинского характера о физических лицах;

3) документацию судопроизводства, свидетельские показания и улики;

4) сведения о личной жизни граждан (семейных и интимных отношениях, имущественном и финансовом положении), а также создающие угрозу для его жизни и безопасности жилища.

Указанные ограничения не распространяются на работников судебных, правоохранительных и контрольно-ревизионных органов, выполняющих служебные задания.

Национальный архив Республики Казахстан ограничивает доступ пользователей к документам, содержащим информацию о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни конкретного лица, если не истек срок в 75 лет с момента создания таких документов.

Использование архивных документов личного происхождения возможно с согласия владельцев или их наследников (ст.16. п.3 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 года).

На документы, которые не утратили оперативную значимость, поступившие в Национальный архив Республики Казахстан до истечения

срока ведомственного хранения (15 лет) необходимо письменное разрешение организации-фондообразователя.

Разрешение на использование документов Национального архива Республики Казахстан исследователям выдает директор архива.

8. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

– плохого физического состояния;

– ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение (см. п.7);

– необходимости выполнения служебных заданий работниками Национального архива Республики Казахстан (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

– выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

– экспонирования заказанных материалов на выставке;

– выдачи их другому исследователю.

В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.

Об отказе в доступе к архивному документу гражданину сообщается не позднее 3-дневного срока, а по поступившим письменным запросам гражданина либо организации – в 11-дневный срок, в особо сложных случаях – в течение одного месяца со дня получения запроса.

9. Выдача заказанных документов проводится, в соответствии с оформленным в установленном порядке заказом, в течение суток с момента его подачи. При получении заказанных материалов, исследователь, обязан расписаться в бланке заказа. Подпись исследователя удостоверяет, что он принимает на себя ответственность за сохранность документов во время их использования.

10. В заказе исследователь указывает фамилию, имя, отчество, тему и цель его работы, номер фонда, номер описи, номер дела, заголовок дела, количество листов в деле.

Данные вышеназванных реквизитов заносятся в бланк заказа следующим образом:

– номер фонда (на обложке описи) в графу № 1;

– номер описи в графу № 2, при наличии нескольких описей в пределах одного фонда номера описей в требование переносятся по порядку возрастания их номеров;

– номер дела (порядковый номер в описи) в графу № 3 по порядку их возрастания;

– заголовок дела;

– количество листов в деле.

11. Количество выдаваемых исследователю документов в день составляет 3 описи – от 7 до 10 дел, а иногородним исследователям, находящимся в командировке сроком до 1 месяца 5 описей – от 15 до 20 дел.

Максимальное количество дел, находящихся у исследователя, не должно превышать 15 дел и 6 описей, а у иногородних исследователей, находящихся в командировке сроком до 1 месяца – 30 дел и 8 описей.

12. Дела исследователям выдаются на срок до одного месяца, особо ценные документы, по специальному разрешению руководства Национального архива Республики Казахстан, на срок от 1 до 5 дней. Описи и другие архивные справочники выдаются исследователю на срок до 5 дней.

Продление сроков работы с документами осуществляется работником читального зала в индивидуальном порядке, но не должно превышать 2-х недель.

В случае непосещения читального зала исследователем в течение одной недели, выданные материалы возвращаются в хранилище и подлежат повторному заказу.

13. Работник читального зала обязан ежедневно контролировать возврат выданных исследователю материалов.

14. Исследователь обязан ежедневно возвращать работнику читального зала, выданные ему материалы и заполнять листы использования документов в делах.

15. При окончательной сдаче дел пользователем, сотрудник читального зала проверяет нумерацию листов, состояние документов в деле. При обнаружении в сдаваемых делах расхождений фактического состояния с записями в заверительной надписи, недостачи или повреждения документов составляется акт установленной формы.

3. КОПИРОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

16. Национальный архив Республики Казахстан, по возможности, оказывает услуги по копированию документов, выявленных исследователем в процессе работы над темой в читальном зале.

17. Копирование архивных документов осуществляется на основании письменного заказа исследователя.

18. Максимальный объем одного заказа определяется руководством Национального архива Республики Казахстан, исходя из технических возможностей копировальной техники, но не должен превышать 300 листов архивных документов в течение одного года. Также запрещается копировать дело полностью.

19. Копирование архивных документов производится, как правило, с имеющихся страховых копий. Подлинники уникальных, особо ценных документов и документов с затухающими текстами и физическими

повреждениями, при отсутствии страховых копий, подлежат копированию только методами микрофотокопирования.

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ

20. Исследователь при работе в читальном зале Национального архива Республики Казахстан имеет право:

1) делать краткие выписки и записывать содержание документов, указывая при этом вид документа, его автора. Записи, выписки из документов должны иметь поисковые данные Архива, номер фонда, описи, дела, листа (например: НАРК. Ф.. Оп.. Д.. Л..);

2) получать бесплатные консультации о составе и содержании архивных фондов по интересующей его тематике;

3) обращаться к научно-справочному аппарату, автоматизированным архивным системам поиска;

4) на привлечение переводчика.

21.Исследователь обязан:

1) при посещении читального зала исследователь обязан расписаться в Журнале регистрации посещений.

2) при получении дел и документов проверить их состояние, расписаться в Книге выдачи дел.

В случае обнаружения недостачи листов, дефектов листов и документов сообщить об этом работнику читального зала;

3) не вносить в читальный зал портфели сумки, свертки, а также печатные материалы, технические средства (мобильные телефоны, фотоаппараты, кинокамеры, сканеры, копировальные аппараты, диктофоны и т.п.), кроме случаев согласованных с руководством архива;

4) обеспечивать в процессе работы сохранность документов;

5) не выносить дела из читального зала, не передавать другим лицам, не делать в документах пометки, подчеркивания, не загибать углы, не оставлять дела на столах в раскрытом виде, не подвергать их действию прямого солнечного луча, не перекладывать листы одного дела в другое, изымать отдельные документы и составные части документа (чертежи, фотографии и т.п.), соблюдать технические правила работы с аппаратурой, не писать на листах бумаги, положенных повверх архивных документов и т.д.;

5) заполнять листы использования документов в делах, по желанию – опросной лист;

6) полученные архивные дела ежедневно, по окончании работы, сдавать работнику читального зала на хранение;

7) при использовании архивных документов в научных трудах и публикациях исследователь обязан ссылаться на место их хранения с указанием номеров фонда, описи, дела, листов;

8) объективно освещать содержание архивных документов в средствах массовой информации и научных публикациях.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ «ПРАВИЛ РАБОТЫ»

22. Лица, нарушившие «Правила работы исследователей в читальном зале Национального архива Республики Казахстан», могут быть на временный (до 3-х месяцев) или на постоянный срок лишены права работать в читальном зале и получать копии архивных документов.

Решение об этом принимается руководством Национального архива Республики Казахстан и сообщается в обязательном порядке организации, ходатайствовавшей о допуске исследователя в Национальный архив Республики Казахстан, или по месту его работы (учебы).

23. Граждане, причинившие ущерб документам Национального архивного фонда Республики Казахстан, привлекаются к ответственности в соответствии с действующим в республике законодательством.

© 2020 - 2021 Национальный архив Республики Казахстан

Follow by Email
Instagram